Die 90-Minuten-Qualifikationscheckliste für Schweizer Ausschreibungen

Ich habe mehr Zeit auf Schweizer öffentlichen Ausschreibungen verloren, weil ich nicht sauber qualifiziert habe, als durch alles, was ich nach Beginn des Schreibens tat. Der Qualifikationsschritt (der Anruf, bevor Word überhaupt aufgeht) ist die wertvollste Stunde, die eine KMU-Anbieterin einsetzt. Schlecht gemacht, kostet er eine Woche. Gut gemacht, bewahrt er das Team vor Aufträgen, die nie zu gewinnen waren.

Das ist die Checkliste, die ich nutze. Neunzig Minuten, zehn Fragen, in dieser Reihenfolge. Wenn eine der ersten drei Antworten kippt, stoppen Sie. Die restliche Zeit ist für die Angebote, die die Hürde überleben.

Die ersten drei: Abbruchbedingungen

1. Können Sie die Eignungskriterien überhaupt erfüllen? Öffnen Sie das Pflichtenheft. Suchen Sie den Abschnitt Eignungskriterien. Lesen Sie jede Zeile. Wenn die Auftraggeberin eine ISO-27001-Zertifizierung verlangt und Sie keine haben, haben Sie keine. Wenn drei Referenzen in diesem Kanton aus den letzten drei Jahren verlangt sind und Sie eine haben, haben Sie eine. Der Eignungsabschnitt ist ein Pass/Fail-Filter, keine Verhandlung. KMU verlieren Wochen auf Angebote, von denen sie schon vor Beginn ausgeschlossen waren. Der Beitrag zu Eignungs- und Zuschlagskriterien ist die längere Version dieses Punkts.

2. Ist die Frist für Ihr Team realistisch? Ein offenes Verfahren mit 30 Tagen Frist heisst grob 22 Arbeitstage minus die Zeit, die Sie ohnehin schon anderweitig eingespannt sind. Seien Sie ehrlich, wie viele dieser Tage Sie tatsächlich für dieses Angebot freischaufeln können. Wenn die Antwort weniger als fünf ist, lassen Sie es bleiben. Ein halbgeschriebenes Angebot verliert jedes Mal gegen ein durchdachtes.

3. Steht der Auftragswert im Verhältnis zum Aufwand? Ein Software-Wartungsvertrag über CHF 80’000, der drei Wochen Angebotsschreiben verlangt, ist ein Auftrag, den Sie nicht gewinnen sollten. Der Schreibaufwand als Anteil des Auftragswerts ist der leise KMU-Killer. Meine interne Regel: Der Schreibaufwand sollte 5 % des erwarteten Erstjahres-Auftragswerts nicht übersteigen. Wenn doch, ist der einzige Grund, zu bieten, strategische Positionierung, und das gehört sich selbst gegenüber ausgesprochen.

Wenn eine dieser drei Antworten nein heisst, hören Sie auf. Machen Sie etwas anderes. Die restlichen sieben Fragen sind für Angebote, die die Hürde überleben.

Fragen vier bis sieben: Preis und Fit

4. Was ist das wahrscheinliche Budget der Auftraggeberin? Auftraggeberinnen publizieren selten ein Zielbudget, aber die WTO/GPA-Schwellenwerte, die Verfahrensart und frühere Zuschlagsmeldungen für vergleichbare Aufträge erlauben eine Triangulation. Ein offenes Verfahren deutet oft auf einen Auftrag in Schwellenwert-Nähe hin (Auftraggeberinnen können auch freiwillig unter der Schwelle publizieren), aber die Standardannahme gibt Ihnen eine nützliche Untergrenze. Wenn Sie im wahrscheinlichen Bereich nicht konkurrenzfähig offerieren können, sollten Sie das wissen, bevor Sie beginnen.

5. Wer wird noch bieten? Lesen Sie den letzten vergleichbaren Zuschlag auf simap.ch. Wenn dieselbe bisherige Anbieterin drei der letzten vier vergleichbaren Aufträge gewonnen hat, sehen Ihre Chancen anders aus, als wenn das Feld offen war. Das ist nicht deterministisch (bisherige Anbieterinnen verlieren Aufträge, wenn sie nachlässig werden), aber das Feld zu kennen, prägt, wie Sie schreiben.

6. Will die Auftraggeberin Preis oder Qualität? Lesen Sie die Gewichtung der Zuschlagskriterien. Wenn die Auftraggeberin 60 % auf den Preis und 40 % auf die Qualität legt, ist das ein Preisangebot; investieren Sie nicht zu viel in die Qualitätsnarrative. Wenn der Preis mit 30 % und die Qualität mit 70 % gewichtet ist, ist das Gegenteil wahr. KMU, die für beide Arten dasselbe Angebot schreiben, vergeuden Aufwand auf der Dimension, die nicht zählt.

7. Was ist das eigentliche Problem der Auftraggeberin? Ein Pflichtenheft beschreibt, was die Auftraggeberin beschaffen will. Das eigentliche Problem, warum sie die Ausschreibung verfasst hat, liegt eine Ebene darüber. Eine Auftraggeberin, die “Einführung eines neuen CRM” ausschreibt, hat vermutlich ein Problem mit ihrem aktuellen CRM. Ein Angebot, das die Beschaffungsbeschreibung löst, ohne das darunterliegende Problem anzusprechen, lässt die Auftraggeberin kalt, selbst wenn es technisch gut abschneidet.

Fragen acht bis zehn: praktische Bereitschaft

8. Sind Ihre Referenzen aktuell? Holen Sie Ihre Referenzliste hervor. Stellen Sie sicher, dass die drei stärksten Referenzen zum Leistungsumfang der Ausschreibung passen, dass die Daten innerhalb des verlangten Zeitfensters liegen, und dass die genannten Kontaktpersonen noch dort arbeiten. Vier Stunden für die Referenzprüfung vor Beginn des Schreibens ist die günstigste Versicherung für eine Anbieterin.

9. Ist Ihr Belegpaket bereit? Aktuelle Selbstdeklaration, Steuer- und Sozialversicherungsausweis, Nachweis der Berufshaftpflicht und alle ausschreibungsspezifischen Zertifikate oder Auszüge, die in den Unterlagen verlangt werden. Die Selbstdeklaration des Bundes deckt in der ersten Runde die meisten Felder ab und eskaliert erst auf zertifizierte Dokumente, wenn Sie in die engere Wahl kommen (siehe den Selbstdeklarations-Durchgang). Was die Unterlagen ausdrücklich verlangen, prüfen Sie auf Verfallsdaten einen Monat vorher. Angebote scheitern öfter an fehlenden Beilagen als an schwachem Text.

10. Haben Sie ein Preismodell? Bei einer Festpreis-Ausschreibung brauchen Sie eine kalkulierte Stückliste an dem Tag, an dem Sie sich für das Angebot entscheiden. Bei einer Stundensatz- oder Rahmenausschreibung brauchen Sie eine verteidigbare Honorartabelle. Wenn Ihr Finanzteam Ihnen das Kostenmodell in der Nacht vor der Einreichung liefert, haben Sie kein Preismodell. Sie haben eine Schätzung.

Die Disziplin

Die Disziplin einer Qualifikationscheckliste ist nicht die Checkliste. Es ist die Bereitschaft, bei Frage eins zu stoppen, wenn die Antwort nein ist, und weiter zu stoppen, wenn nachfolgende Antworten rot werden. KMU, die auf jede Ausschreibung bieten, die sie sehen, landen bei einer Trefferquote von 10–15 %, mit erschöpften Teams und ohne Zeit für die Angebote, die sie tatsächlich hätten gewinnen können. KMU, die rücksichtslos qualifizieren, landen bei 30–40 % auf einem kleineren Portfolio, mit zufriedeneren Teams und mehr Zeit, besser zu schreiben.

Wenn Sie die ersten drei Fragen dieser Checkliste beantwortet haben wollen, bevor Sie die Unterlagen öffnen: Starten Sie ein TenderLift-Konto. Wir scoren Eignung und Kapazitätsfit gegen Ihre bisherigen Zuschläge, damit die Go/No-Go-Entscheidung mit der Ausschreibung kommt, nicht nach dem Qualifikations-Call.