So schreiben Sie eine Referenzliste, die Schweizer öffentliche Ausschreibungen gewinnt

Ein Angebot auf eine Schweizer Ausschreibung, das an den Referenzen scheitert, scheitert selten laut. Das Bewertungsteam der Auftraggeberin markiert den Eignungsabschnitt mit “nicht erfüllt”, die Akte wird beiseitegelegt, und die Anbieterin wartet wochenlang auf eine Entscheidung, die in der ersten Stunde der Auswertung gefallen ist. Bei den Angeboten, die wir gesehen haben, bei denen KMU am Tor gescheitert sind, war eine schwache Referenzliste häufiger der Grund als der Preis, fehlende Zertifikate oder irgendetwas anderes. Im Folgenden: Wie Sie eine Liste schreiben, die durchkommt, mit einer Vorlage zum Kopieren am Schluss.

Warum Referenzen so viel entscheiden

Eine Schweizer öffentliche Auftraggeberin darf einen Auftrag rechtlich nicht an eine Anbieterin vergeben, die sie für nicht leistungsfähig hält. Dafür sind die Eignungskriterien da: ein Filter, der unzureichend qualifizierte Anbieterinnen aussortiert, bevor der Preis überhaupt angeschaut wird. Referenzen (frühere Projekte mit namentlich genannten Kundinnen) sind die häufigste Form des verlangten Nachweises, weil sie am konkretesten sind.

Der Beitrag zu Eignungs- und Zuschlagskriterien deckt die Unterscheidung zwischen Filter und Bewertung im Detail ab. Was für Referenzen zählt: Sie sind in der Regel filternd, nicht bewertend. Wer auf “drei Referenzen vergleichbarer Projekte aus den letzten fünf Jahren” zwei liefert, erhält keine Teilpunkte. Er erhält eine Absage.

Worauf die Auftraggeberin tatsächlich schaut

Bewertungsteams lesen Referenzeinträge ungefähr in dieser Reihenfolge:

Relevanz. Geht es um denselben Leistungsumfang, einen vergleichbaren Auftragswert und einen vergleichbaren Kundentyp? Die Sanierung einer Gemeindeküche ist keine glaubwürdige Referenz für eine Spitalküche, auch wenn beides Küchen sind. Wenn die Auftraggeberin der Kanton Aargau ist und Ihre Referenz von einem privaten Bauherrn stammt, haben Sie keine Erfahrung mit der öffentlichen Hand nachgewiesen.

Aktualität. Die meisten Schweizer Ausschreibungen setzen ein Zeitfenster: “innerhalb der letzten drei Jahre”, “innerhalb der letzten fünf Jahre”. Eine Referenz aus 2018 ist für eine Ausschreibung von 2026 mit Drei-Jahres-Frist tot. Reihen Sie Ihre Referenzliste absteigend nach Aktualität, damit die Bewertenden zuerst die frischeste Evidenz sehen.

Volumen. Eine Referenz für einen Auftrag über CHF 50’000 ist keine glaubwürdige Referenz für eine Ausschreibung über CHF 5 Mio. Auftraggeberinnen akzeptieren Referenzen in der Grössenordnung des Auftragswerts. Eine Grössenordnung kleiner schauen sie skeptisch an. Wer keine Referenz in der gewünschten Grösse hat, kommt manchmal nur über eine Bietergemeinschaft an die nötige Glaubwürdigkeit.

Überprüfbarkeit. Auftraggeberinnen rufen gelegentlich bei der genannten Kundin an. Eine Referenz ohne genannte Kontaktperson, ohne Telefonnummer oder E-Mail ist eine halbe Referenz. Eine Referenz, deren Kontakt die genannte Organisation verlassen hat, ist schlimmer als keine. Der Anruf landet auf einer nicht existierenden Mailbox.

Die Fünf-Zeilen-Vorlage für Referenzen

Jeder Referenzeintrag im öffentlichen Bereich beantwortet fünf Fragen in dieser Reihenfolge:

1. Wer war die Kundin? Voller Rechtsname der Auftraggeberin, kein Marketing-Alias. Bundesamt für Bauten und Logistik, nicht “BBL”. Spital Aarau AG, nicht “Aarauer Spital”.
2. Worum ging es im Vertrag? Ein Satz zum Umfang. Vermeiden Sie “diverse IT-Dienstleistungen”. Schreiben Sie “Implementierung eines SAP-S/4HANA-Lohnmoduls für 8’000 Bundesangestellte”.
3. Auftragswert, Währung, Laufzeit? “CHF 2’300’000 über 18 Monate, Oktober 2023 bis März 2025”. Wenn Sie den genauen Wert nicht offenlegen dürfen (manche Kundinnen verlangen das), nennen Sie die Grössenordnung: “zwischen CHF 1 Mio. und CHF 5 Mio.”. Das Wertfeld nie ganz weglassen.
4. Wer hat die Arbeit gemacht? Wenn Ihre Firma als Subunternehmerin auftrat, sagen Sie das. Wenn Sie eine Bietergemeinschaft geführt haben, nennen Sie die Partnerinnen. Auftraggeberinnen wollen wissen, wer tatsächlich das Risiko getragen hat.
5. Wen kann die Auftraggeberin anrufen? Namentliche Kontaktperson, aktuelle Funktion, direkte Telefonnummer oder E-Mail. Überprüfen Sie vor der Einreichung, ob der Kontakt noch dort arbeitet. Die Woche vor der Frist ist nicht der richtige Moment, um festzustellen, dass die Referenzperson 2024 pensioniert wurde.

Vorlage zum Kopieren: eine gute Zeile, eine schlechte

Dasselbe Projekt zweimal geschrieben. Kopieren Sie die gute Zeile in Ihre Vorlage.

Eine Referenz, die die Eignungs-Häkchen einfährt:

Kundin:           Kanton Zürich Hochbauamt, Baubereich D
Auftrag:          Gesamtsanierung Quartierzentrum Hardau
                  (denkmalgeschützt, 1962), inkl. Stahlbau,
                  Gebäudehülle und MEP-Koordination
Wert & Termine:   CHF 4'850'000 netto (exkl. MwSt), März 2023 bis
                  November 2024 (21 Monate, termin- und budgetgerecht)
Rolle:            Generalunternehmerin (keine Vergabe der
                  charakteristischen Leistung); Müller AG
                  als Subunternehmerin für Stahlbau
Referenz:         Sandra Bühlmann, Projektleiterin Hochbauamt
                  +41 43 259 27 14 / sandra.buehlmann@bd.zh.ch
                  (Erreichbarkeit bestätigt am 12.05.2026)

Dasselbe Projekt so, dass die Bewertenden es mental wegsortieren:

Kundin:           Kanton Zürich
Auftrag:          Diverse Bauarbeiten
Wert & Termine:   ~5 Mio., 2023
Rolle:            Generalunternehmerin
Referenz:         Frau Bühlmann vom Kanton

Die erste Zeile gibt den Bewertenden genug, um zu verifizieren, einzuordnen und der Erfahrung zu vertrauen. Die zweite zwingt sie zum Raten. Auftraggeberinnen raten nicht zugunsten von Anbieterinnen. Sie schreiben “Eignung nicht erfüllt” und gehen weiter.

Drei Fallen, die zu meiden sind

Die Liste auspolstern. Wer drei Referenzen verlangt, will drei gute, nicht acht durchschnittliche. Eine lange Liste verwässert die starken Referenzen und signalisiert, dass Sie an jeder einzelnen zweifeln. Reichen Sie die drei stärksten ein (oder so viele, wie die Ausschreibung verlangt, plus höchstens eine in Reserve).

Referenzen mechanisch wiederverwenden. Eine Referenz, die einen Bauauftrag gewonnen hat, ist nicht automatisch für einen IT-Auftrag nützlich. Passen Sie die einzeilige Umfangsbeschreibung so an, dass die Relevanz für diese Ausschreibung ohne Schlussfolgerung sichtbar wird.

Referenzen als statisch behandeln. Eine Referenzliste ist ein lebendes Dokument. Jeder neu abgeschlossene Auftrag gehört sofort hinein; jeder ausgeschiedene Kontakt wird vor der nächsten Ausschreibung ersetzt. KMU, die das systematisch tun, ersparen sich den 48-Stunden-Stress vor jeder Frist.

Wo TenderLift hineinpasst

Unsere Fit-Scoring-Funktion liest Ihre bisherigen Zuschläge und Projekte, parst den Eignungsabschnitt jeder neuen Schweizer Ausschreibung und sagt Ihnen, ob Ihr Referenzportfolio zu dem passt, was die Auftraggeberin verlangt. Wenn die Antwort nein ist, wissen Sie es in den ersten fünf Minuten, nicht nach einer Woche Angebotsschreiben. Sehen Sie, wie Fit-Scoring funktioniert auf einer Ausschreibung, die Sie im Auge haben.