Wie SIMAP funktioniert: ein Praxisleitfaden für Schweizer KMU

Wer in der Schweiz auf öffentliche Aufträge bietet, landet früher oder später auf simap.ch. Es ist das offizielle Bundesportal für Ausschreibungen und Zuschläge der öffentlichen Hand und der kanonische Ort, an dem der Bund, die meisten Kantone und viele Gemeinden publizieren, was sie beschaffen wollen. Es ist gleichzeitig ein Portal mit einer Oberfläche aus den späten 2000er-Jahren, lückenhafter Mehrsprachigkeit und bemerkenswerten blinden Flecken. Was SIMAP leistet, was nicht, und wie Sie es nutzen, ohne unangenehm überrascht zu werden.

Was SIMAP tatsächlich ist

SIMAP (Système d’Information sur les Marchés Publics en Suisse) wird vom Verein simap.ch im Auftrag des Bundes und der Kantone betrieben (die BPUK ist das kantonale Pendant). Das Portal hält drei Arten von Publikationen:

1. Ausschreibungen für anstehende Aufträge.
2. Zuschläge, publiziert nach Vergabe eines Auftrags.
3. Berichtigungen und Ergänzungen zu beiden vorgenannten.

Jede Publikation enthält strukturierte Felder (Auftraggeberin, CPV-Codes, Fristen, zugelassene Sprachen) und einen Freitext. Die Anhänge, also die eigentlichen Ausschreibungsunterlagen, liegen hinter einer Registrierungspflicht: Sie müssen ein kostenloses SIMAP-Konto anlegen, die Publikation öffnen und die Unterlagen herunterladen.

So weit die einfache Version. Die Komplikationen beginnen mit der Frage, ob wirklich jede öffentliche Ausschreibung der Schweiz auf SIMAP erscheint. Ehrliche Antwort: nein.

Was SIMAP nicht abdeckt

Aufträge unter den Schwellenwerten. Das schweizerische Beschaffungsrecht (das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen, BöB, und die Interkantonale Vereinbarung, IVöB) verlangt eine Publikation erst ab bestimmten CHF-Schwellenwerten. Darunter laufen Aufträge im Einladungsverfahren oder als freihändige Vergabe, und viele tauchen nie auf SIMAP auf. Das Marktwissen, dass “dieser Kanton üblicherweise X einkauft”, fehlt im Portal.

Parallel laufende kantonale Portale. Einige Kantone betreiben eigene Portale neben SIMAP. Genf und Waadt sind die bekanntesten Beispiele. Publikationen erscheinen mal zuerst auf dem kantonalen Portal, mal zuerst auf SIMAP, mal nur auf einem von beiden. Wer in der Romandie bietet, sollte beide Quellen beobachten.

Änderungen nach der Erstpublikation. SIMAP benachrichtigt Sie, wenn eine Ausschreibung erstmals publiziert wird. Spätere Änderungen (Fragerunden, Fristverschiebungen, Spezifikationsklarstellungen) werden uneinheitlich weitergegeben. Wer am Dienstag eine Ausschreibung gespeichert hat und am Donnerstag ein neues Q&A-Dokument publiziert wird, erhält die E-Mail-Zusammenfassung möglicherweise, oder eben nicht.

Zeitnahe Zuschlagsmeldungen. Selbst wenn ein Auftrag vergeben wird, erfolgt die Publikation des Zuschlags nicht immer zügig. Manche Auftraggeberinnen publizieren innert einer Woche, andere erst Monate später, oder gar nicht. Wer wissen will, wer einen Auftrag aus 2025 gewonnen hat, muss unter Umständen bis 2027 warten.

Ein Konto anlegen

Sie können SIMAP anonym durchsuchen, für den Download der Ausschreibungsunterlagen brauchen Sie aber ein Konto. Die Registrierung dauert wenige Minuten und verlangt Ihre UID: die Unternehmens-Identifikationsnummer, Ihre eidgenössische Unternehmenskennung. Schweizer KMU haben eine, ob sie es wissen oder nicht; nachschlagen auf uid.admin.ch.

Nach der Registrierung können Sie Suchen speichern und E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren. Das funktioniert, ist aber grobkörnig. Filtern lässt sich nach Kanton, CPV-Code und Sprache, nicht aber nach semantischem Inhalt oder Ihrem tatsächlichen Geschäftsprofil. Eine Elektrikerin mit Spezialisierung auf Niederspannung im Tessin, die “alles im Bereich Niederspannungsinstallation in italienischsprachigen Gemeinden” sehen will, abonniert zu viele Treffer und liest die meisten unnötig.

Eine Publikation lesen

Aus einer SIMAP-Publikation müssen Anbieterinnen drei Abschnitte sauber extrahieren:

Verfahren und Termine. Handelt es sich um ein offenes Verfahren, selektives Verfahren, Einladungsverfahren oder eine freihändige Vergabe? Wann ist die Eingabefrist? Gibt es eine Begehung, eine Fragefrist und ein separates Zeitfenster für die Q&A-Annahme?

Eignungskriterien und Zuschlagskriterien. Das sind zwei verschiedene Dinge, und KMU verlieren Aufträge, weil sie sie verwechseln. Der Beitrag zu Eignungs- und Zuschlagskriterien erklärt die Unterscheidung im Detail. Beide Abschnitte der Publikation gehören sorgfältig gelesen.

Das Pflichtenheft. Die eigentlichen Spezifikationen. Fast alles, was für Ihr Angebot zählt, steht in den Unterlagen, die Sie nach der Registrierung herunterladen.

Beachten Sie, dass die öffentliche Publikationsseite bewusst schmal gehalten ist. Das Portal ist so gebaut, dass Sie die Unterlagen herunterladen müssen, denn dort stehen die echten Anforderungen.

Die fünf Dinge, die SIMAP Ihnen nicht verrät

Nach dem Beobachten Tausender SIMAP-Publikationen ist das Muster konsistent. Das Portal wird Ihnen nicht sagen:

1. Ob ein Auftrag eine wahrscheinliche bisherige Anbieterin hat. Auftraggeberinnen schreiben selten, dass “dasselbe Unternehmen diesen Auftrag seit zehn Jahren alle zwei Jahre gewinnt”, aber die Zuschlagshistorie liegt im Portal, wenn man sie liest.
2. Wie viele Anbieterinnen die letzte vergleichbare Ausschreibung anzog. Zuschlagsmeldungen enthalten die Anbieterzahl, Ausschreibungen nicht. Ohne Quervergleich gehen Sie blind hinein. Wir haben uns angeschaut, wie diese Anbieterzahlen tatsächlich aussehen über die letzten zwölf Monate.
3. Ob die Frist realistisch ist. Bei komplexen Ausschreibungen kann eine Eingabefrist von 30 Tagen den WTO/GPA-Schwellenwerten technisch genügen und für eine kleine Anbieterin trotzdem zu kurz sein, um ein konkurrenzfähiges Angebot zusammenzustellen.
4. Ob die Auftraggeberin Bietergemeinschaften begrüsst. Manche tun es, manche tolerieren sie, manche schliessen sie aus. Die Publikation versteckt diese Information oft in der Klauselstruktur.
5. Ob Ihr Angebot eine Übersetzung benötigt. Eine deutsch verfasste Publikation kann französische oder italienische Angebote zulassen, oder eben nicht. Die zulässigen Angebotssprachen stehen in den Unterlagen, nicht an der Oberfläche.

Und ein Stück Kontext, das das Portal nicht liefert: die Form der Käuferlandschaft selbst. Wir haben die Zahlen zu den grössten öffentlichen Auftraggeberinnen der letzten zwölf Monate ausgewertet. Die Konzentration ist schärfer, als die meisten KMU annehmen.

Wofür wir TenderLift gebaut haben

Wir beobachten SIMAP und die kantonalen Portale laufend, parsen jede Publikation in strukturierte Felder, übersetzen automatisch in alle vier Landessprachen und bewerten jede Ausschreibung gegen Ihr Geschäftsprofil. Die ersten sechzig Sekunden mit einer TenderLift-E-Mail schlagen sechzig Minuten SIMAP-Scrollen. Starten Sie mit der kostenlosen Vorschau und sagen Sie uns, worauf Sie bieten. Wir zeigen Ihnen, was Sie bisher übersehen haben.